Pułapki faktur w obcej walucie w KSeF – na co przedsiębiorcy muszą uważać

Pułapki faktur w obcej walucie w KSeF – na co przedsiębiorcy muszą uważać

Krajowy System e-Faktur miał uporządkować wystawianie dokumentów i ułatwić życie przedsiębiorcom. W praktyce coraz częściej okazuje się jednak, że wraz z nowymi obowiązkami pojawiają się też nowe niuanse. Jednym z nich są faktury w obcej walucie. Same zasady rozliczeń w teorii się nie zmieniły, ale sposób ich zapisania w strukturze KSeF już tak. I właśnie w tym miejscu wielu przedsiębiorców może się potknąć. Wystarczy drobny błąd w dacie, kursie albo oznaczeniu waluty, by dokument wymagał korekty.

 
Faktury w obcej walucie w KSeF – więcej obowiązkowych danych

Jeszcze do niedawna wiele informacji na fakturach wystawianych w obcej walucie miało charakter czysto informacyjny. Przedsiębiorcy często wpisywali kurs waluty czy dodatkowe przeliczenia tylko po to, aby dokument był czytelniejszy dla kontrahenta lub księgowości. W systemie KSeF część tych danych przestała być opcjonalna – teraz stanowią one obowiązkowy element struktury faktury ustrukturyzowanej.

Najbardziej widoczna zmiana dotyczy oznaczenia waluty oraz kursu jej przeliczenia. W strukturze e-faktury trzeba wypełnić pole "KodWaluty". W teorii to drobiazg, ale w praktyce system wymaga bardzo konkretnego zapisu. Kod musi mieć trzy litery i być zgodny z międzynarodową normą ISO 4217, czyli np. PLN, EUR czy USD.

Czy to naprawdę problem? Dla wielu firm tak, bo wcześniej zdarzały się różne skróty, opisy lub niestandardowe oznaczenia. W KSeF takie rozwiązania nie przejdą.

– "Struktura systemu wymaga dużej precyzji w danych. Nawet drobna nieścisłość może spowodować odrzucenie dokumentu albo konieczność korekty" – zauważa Anna Dąbrowska, doradca podatkowy w jednej z warszawskich kancelarii.

To jednak dopiero początek. Obowiązkowe stało się również podanie kursu waluty. W tym celu należy wypełnić pole "KursWaluty" lub – w przypadku faktur zaliczkowych – "KursWalutyZ". Wcześniej taka informacja była często traktowana jako element pomocniczy, dziś system wymaga jej w sposób formalny.

 
Faktury w obcej walucie w KSeF a data wystawienia dokumentu

Jednym z bardziej zaskakujących elementów systemu jest sposób ustalania daty wystawienia faktury. W tradycyjnym obiegu dokumentów sprawa była prosta – przedsiębiorca wpisywał datę i na tym koniec. W KSeF pojawia się dodatkowa zależność między datą wpisaną w dokumencie a momentem przesłania faktury do systemu.

Kluczową rolę odgrywa tutaj pole P_1, czyli data wystawienia dokumentu.

Jeżeli faktura zostanie wysłana do systemu tego samego dnia, który wpisano w P_1, wszystko jest jasne – system uzna, że dokument został wystawiony właśnie wtedy.

Sytuacja komplikuje się jednak wtedy, gdy data w P_1 jest wcześniejsza niż moment przesłania faktury do KSeF. Co się wtedy dzieje?

W takim przypadku system traktuje dokument jako wystawiony w trybie offline. Oznacza to, że przedsiębiorca przygotował fakturę wcześniej, a do systemu przesłał ją później. W takiej sytuacji obowiązuje dodatkowa zasada – dokument musi trafić do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.

Dlaczego to takie ważne? Ponieważ data wystawienia wpływa nie tylko na formalność dokumentu, ale również na moment powstania obowiązku podatkowego.

– "Firmy muszą bardzo pilnować spójności między datą w fakturze a datą wysyłki do KSeF. W przeciwnym razie mogą pojawić się wątpliwości dotyczące rozliczenia VAT" – podkreśla księgowa Katarzyna Pawlak z biura rachunkowego w Krakowie.

W praktyce oznacza to jedno – proces wystawiania dokumentów powinien być dobrze uporządkowany.

 
Faktury w obcej walucie w KSeF a przeliczenie VAT

W przypadku faktur w walucie obcej najważniejszym elementem rozliczenia pozostaje VAT. I tu zasada nadal jest taka sama jak wcześniej – podatek trzeba wykazać w złotówkach.

Jak jednak ustalić właściwy kurs?

Jeżeli faktura została wystawiona w dniu powstania obowiązku podatkowego albo po nim, należy zastosować średni kurs Narodowego Banku Polskiego z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego ten moment.

A co w sytuacji, gdy faktura pojawi się wcześniej niż obowiązek podatkowy?

Wtedy stosuje się kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia dokumentu.

Dla części przedsiębiorców to oczywiste zasady, ale w połączeniu z systemem KSeF mogą one generować nowe komplikacje. W końcu data wystawienia dokumentu jest powiązana z momentem jego wysłania do systemu.

Można więc zadać pytanie – czy drobna różnica jednego dnia może wpłynąć na kurs waluty? Oczywiście. A to z kolei może zmienić wysokość podatku wykazanego na fakturze.

Dlatego wiele firm zaczyna zwracać większą uwagę na moment wystawiania dokumentów i ich wysyłki do KSeF.

 
Faktury w obcej walucie w KSeF i alternatywa w postaci kursu EBC

Polskie przepisy przewidują również alternatywę dla kursu NBP. Przedsiębiorcy mogą zastosować kurs publikowany przez Europejski Bank Centralny.

Na pierwszy rzut oka brzmi to jak wygodna opcja dla firm działających na rynkach zagranicznych. W praktyce jednak trzeba pamiętać o kilku zasadach.

Jeżeli przedsiębiorca korzysta z kursu EBC, powinien stosować go konsekwentnie przy przeliczeniach VAT. Dodatkowo waluty inne niż euro muszą być najpierw przeliczone względem euro, a dopiero później na złote.

To oznacza dodatkowy krok w obliczeniach.

– "Niektóre firmy wybierają kurs EBC, bo jest on bardziej powiązany z realiami handlu międzynarodowego. Trzeba jednak pamiętać, że taki wybór oznacza konieczność stosowania określonej metody w sposób spójny" – wyjaśnia doradca podatkowy Michał Kaczmarek.

W praktyce wielu przedsiębiorców pozostaje więc przy kursach NBP, które są prostsze w zastosowaniu.

 
Faktury w obcej walucie w KSeF a wspólny kurs dla podatków

Przepisy przewidują jeszcze jedno rozwiązanie, które dla części firm może być wygodne. Chodzi o możliwość stosowania tego samego kursu waluty zarówno dla VAT, jak i dla podatku dochodowego.

Czy to oznacza mniej pracy dla księgowości? W wielu przypadkach tak.

Warunek jest jednak jeden – jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na taką metodę, musi stosować ją przez co najmniej 12 kolejnych miesięcy.

To decyzja, której nie można zmieniać z miesiąca na miesiąc.

Dlatego przed wyborem warto przeanalizować, czy taki sposób rozliczeń rzeczywiście będzie korzystny dla firmy.

W praktyce księgowi radzą, aby podjąć decyzję na początku roku podatkowego i konsekwentnie się jej trzymać.

– "Największym wyzwaniem w KSeF nie są same przepisy, ale ich techniczne zastosowanie. System wymusza bardzo precyzyjne dane, a każda nieścisłość może oznaczać dodatkową pracę" – zauważa doradca podatkowy Tomasz Lewicki.

I właśnie to jest dziś największą zmianą. Same faktury w obcej walucie nie różnią się znacząco od tych znanych przedsiębiorcom od lat. Zmienił się jednak sposób ich zapisania w systemie.

A skoro system wymaga dokładności… firmy muszą nauczyć się tej dokładności pilnować każdego dnia.

Najważniejsze informacje

• Faktury w walucie obcej w KSeF muszą zawierać kod waluty ISO 4217 (np. PLN, EUR, USD) w polu „KodWaluty” – brak poprawnego kodu może skutkować błędem w systemie.
• Pole „KursWaluty” lub „KursWalutyZ” jest obowiązkowe w strukturze e-faktury – wcześniej informacja o kursie była często opcjonalna.
• Data wystawienia faktury zależy od momentu wysłania do KSeF – jeśli data w polu P_1 jest zgodna z datą wysyłki, faktura jest uznawana za wystawioną w trybie online.
• Tryb offline24 wymaga przesłania faktury najpóźniej następnego dnia roboczego, jeśli data w P_1 jest wcześniejsza niż dzień wysłania do systemu.
• VAT z faktury w obcej walucie zawsze musi być wykazany w złotych, nawet jeśli transakcja została rozliczona w EUR, USD czy innej walucie.
• Do przeliczenia VAT stosuje się kurs NBP z ostatniego dnia roboczego przed powstaniem obowiązku podatkowego lub przed wystawieniem faktury.
• Możliwe jest stosowanie kursu EBC lub jednego kursu dla VAT i PIT, ale w przypadku wspólnej metody trzeba ją stosować przez co najmniej 12 miesięcy.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Czy w KSeF można wystawiać faktury w obcej walucie?
Tak, system pozwala wystawiać faktury w walutach takich jak EUR czy USD. Trzeba jednak pamiętać, że podatek VAT zawsze musi być przeliczony i wykazany w złotych.

Jak oznaczyć walutę na fakturze w KSeF?
Waluta musi być wpisana w polu „KodWaluty” przy użyciu trzyliterowego kodu zgodnego z normą ISO 4217, np. EUR, USD lub PLN.

Czy kurs waluty na fakturze w KSeF jest obowiązkowy?
Tak. W strukturze e-faktury trzeba wypełnić pole „KursWaluty” albo „KursWalutyZ” w przypadku faktur zaliczkowych.

Jaka data jest datą wystawienia faktury w KSeF?
Jeśli faktura jest wysłana do systemu tego samego dnia, który wpisano w polu P_1, to właśnie ten dzień uznaje się za datę wystawienia dokumentu.

Co się stanie, gdy data w P_1 jest wcześniejsza niż wysyłka do KSeF?
System uzna fakturę za wystawioną w trybie offline, a przedsiębiorca musi przesłać ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.

Jaki kurs stosuje się do przeliczenia VAT na fakturze w walucie obcej?
Najczęściej stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego albo wystawienie faktury.

Czy można używać kursu Europejskiego Banku Centralnego?
Tak, przedsiębiorcy mogą stosować kurs EBC, ale waluty inne niż euro trzeba wtedy przeliczyć najpierw względem euro.

Czy można stosować jeden kurs dla VAT i podatku dochodowego?
Tak, przepisy dopuszczają stosowanie jednego kursu dla VAT i PIT, ale taka metoda musi być stosowana nieprzerwanie przez co najmniej 12 miesięcy.

Źródła

https://www.gov.pl/web/kas/krajowy-system-e-faktur
https://www.podatki.gov.pl/ksef/
https://www.nbp.pl/home.aspx?f=/kursy/kursy.htm
https://www.ifirma.pl/blog/krajowy-system-e-faktur-ksef/
https://www.bankier.pl/wiadomosc/KSeF-faktury-w-walucie-obcej-zasady